Блог

Zoho Practice: удобное управление клиентами из одного сервиса

Когда работа с клиентами влечет за собой операционную нагрузку

Если компания ведёт бухгалтерию или финансовый учёт сразу для нескольких клиентов, со временем появляется одна и та же проблема: доступы к Zoho начинают отнимать слишком много времени.
Нужно зайти в аккаунт клиента, пригласить сотрудника, назначить ему роль, дождаться подтверждения приглашения. Потом повторить всё заново уже для другого проекта. И так каждый раз. А если количество доступов увеличивается, то увеличивается и количество необходимых лицензий, что влечет за собой дополнительные траты.
«Как говорит Дмитрий Соловьёв, COO и co-founder Business Lab: «Есть большое количество отдельных клиентских аккаунтов Zoho. Работа с ними может быть затруднена, так как для добавления доступов каждый раз нужно заходить в клиентский аккаунт, отправлять приглашения и принимать инвайты. В результате этот процесс становится достаточно сложным и трудозатратным».

Дмитрий Соловьёв — COO & Co-founder, Business Lab
Особенно остро это ощущается в аутсорсинговых бухгалтерских компаниях, где с одним проектом одновременно работают бухгалтер, администратор, ассистент и другие специалисты. Для каждого нужен отдельный доступ, а это значит, дополнительные расходы. Именно поэтому компаниям, которые работают сразу с несколькими клиентами, нужен единый инструмент управления доступами.

Zoho Practice: единый центр управления клиентами

Для таких задач в экосистеме Zoho есть отдельный сервис — Zoho Practice. Это приложение объединяет работу с клиентами в одной панели и позволяет управлять Zoho Books, Zoho Payroll, Zoho Expense, Zoho Inventory и другими финансовыми сервисами из одного приложения. По сути, Zoho Practice превращается в общую рабочую среду для всей команды.
«Централизованное управление клиентами из одной админки. Вы видите список всех клиентов, понимаете, кто какой софт использует, у вас сразу все доступы под рукой».
Дмитрий Соловьёв — COO & Co-founder, Business Lab
Вместо десятков разрозненных аккаунтов появляется единая система, где можно быстро переключаться между клиентами, назначать сотрудников и контролировать работу команды.
Подключение компаний устроено максимально просто. Можно создать новую компанию прямо внутри Zoho Practice или подключить уже существующий аккаунт Zoho Books. После этого администратор за несколько кликов назначает сотрудникам нужные роли и открывает доступ к конкретным сервисам. Причём все настройки выполняются из одной панели — без постоянного переключения между аккаунтами.
При необходимости роли можно гибко настраивать: ограничить удаление задач, скрыть часть разделов или оставить сотруднику только нужные функции.

Почему Zoho Practice помогает экономить

Один из самых частых вопросов для многих компаний — лицензии.
Обычно добавление каждого сотрудника подрядчика в клиентский Zoho Books требует отдельной оплаты. Если у компании 10–15 клиентов, а над каждым проектом работают несколько человек, количество дополнительных лицензий быстро начинает расти.В Zoho Practice логика другая: до пяти пользователей внутри сервиса можно подключать к клиентским аккаунтам без дополнительных лицензий со стороны клиента.
В Zoho Practice логика другая: до пяти пользователей внутри сервиса можно подключать к клиентским аккаунтам без дополнительных лицензий со стороны клиента.
«Эти пользователи не оплачиваются. Таким образом мы для клиента не становимся источником дополнительных расходов за лицензии тех пользователей, которых нужно добавить в Zoho Books».
Дмитрий Соловьёв — COO & Co-founder, Business Lab
Именно поэтому сервис особенно выгоден компаниям, которые работают сразу с несколькими клиентами. Zoho Practice помогает не только сократить расходы, но и сделать всю систему работы более предсказуемой и удобной для команды.
При этом сервис не ограничивается только управлением доступами. Внутри Zoho Practice можно вести переписку с клиентами, обсуждать задачи, запрашивать документы и отправлять файлы на подпись.
«Можно прямо в режиме чата общаться со своим бухгалтером внутри Zoho Books. Это вполне удобно».
Для каждой задачи создаётся отдельное обсуждение, поэтому коммуникация не превращается в бесконечный общий чат, где теряется важная информация. Кроме этого, система позволяет хранить документы, учитывать рабочее время, ставить задачи, фиксировать статусы и формировать отчёты.

Заключение

Zoho Practice помогает решить организационную задачу, с которой сталкиваются финансовые команды в Zoho: сократить объем ручной работы при управлении клиентскими доступами и более эффективно контролировать расходы на лицензии.
Вместо постоянного переключения между аккаунтами появляется единая рабочая среда, где собраны клиенты, сотрудники, документы, задачи и коммуникация. Для аутсорсинговых бухгалтерий и финансовых команд Zoho Practice становится не просто удобным дополнением, а полноценным центром работы с клиентами — без сложности в управлении в доступами и лишних расходов.
Подробный разбор Zoho Practice уже доступен на YouTube-канале Business Lab с практической демонстрацией интерфейса, настройкой ролей и примерами работы с клиентскими аккаунтами.