Кейс Overhood: от разрозненных инструментов к единой системе управления на базе Zoho

Как международное мерч-агентство автоматизировало продажи и проекты и подготовило бизнес к масштабированию.

Быстрорастущие компании часто сталкиваются с парадоксом: чем активнее развивается бизнес, тем сложнее управлять операционными процессами.

С этой же проблемой столкнулось международное мерч-агентство Overhood. Работая с крупными европейскими компаниями из сфер гейминга, IT и финтеха, агентство активно масштабировалось, расширяло команду и увеличивало количество проектов. Однако система управления перестала соответствовать темпам роста и уровню операционной сложности бизнеса.

Осознавая необходимость системных изменений, собственники компании обратились к нам в Business Lab. Совместно мы начали работу над созданием управленческой архитектуры, способной поддержать дальнейший рост и вернуть прозрачность процессов.

Бизнес в разных часовых поясах

Overhood - это международное мерч-агентство полного цикла: от разработки концепции и дизайна до производства, таможенного оформления и международной логистики. Каждый проект представляет собой сложную операционную цепочку, где одновременно управляются десятки товарных позиций, поставщиков, согласований и производственных этапов.

Дополнительную сложность создаёт распределённая команда, работающая из разных стран и часовых поясов. В такой структуре особенно важна прозрачная система управления и точная координация процессов.

Пока количество проектов было относительно небольшим, компанию спасал ручной контроль. Но по мере роста стало очевидно: прежняя модель управления больше не соответствует уровню сложности бизнеса.

Когда рост начинает разрушать процессы

На ранних этапах компания использовала привычный набор разрозненных инструментов: мессенджеры для коммуникации, таблицы для расчётов, отдельные сервисы для документации и CRM для продаж. Каждый инструмент решал свою задачу, но между ними не было связи.

Данные переносились вручную, проекты существовали вне единой системы, а управленческая аналитика была ограничена. В периоды высокой нагрузки количество ручных операций резко увеличивалось, и процессы начинали давать сбои.

В результате у руководства компании не было целостной картины: было сложно оценить реальную загрузку команды, определить узкие места и прогнозировать показатели.

Постановка задачи: не внедрение CRM, а создание системы управления

Когда компания Overhood обратилась в Business Lab, задача стояла значительно шире, чем просто внедрение CRM. Необходимо было создать единую систему управления, которая объединит продажи, проектную работу и операционные процессы.

Ключевой задачей стало устранение дублирования данных и выстраивание прозрачной логики движения информации между отделами. Продажи планировалось напрямую связать с реализацией проектов, а руководство компании должно было получать актуальную аналитику по загрузке команды, срокам и финансовым показателям.

Подход Business Lab: сначала архитектура, потом инструменты

Работа началась с диагностики процессов в компании. Команда Business Lab подробно разобрала путь проекта от появления лида до отгрузки готовой продукции.

Этот анализ позволил определить точки потери информации, дублирование данных и неэффективные переходы между этапами работы. Главной целью было не просто оцифровать существующую модель, а выстроить архитектуру движения данных, которая станет основой для дальнейшей автоматизации.

Архитектура системы: единый поток данных

На основе проведённого анализа была спроектирована новая управленческая архитектура на базе экосистемы Zoho.

Zoho CRM отвечает за управление продажами, а Zoho Projects за реализацию проектов. После закрытия сделки система автоматически создаёт проект и передаёт в него все необходимые данные: параметры заказа, позиции продукции и ключевые задачи.

Такой подход устраняет ручное копирование информации между отделами и снижает риск ошибок. В проектах выстраивается прозрачная структура задач и этапов, а руководители могут отслеживать статус работы в режиме реального времени.

Автоматизация и адаптация команды

В системе были настроены автоматическое создание проектов, передача данных между сервисами, статусы и точки контроля этапов работы, а также разграничение ролей и доступа участников команды.

Важной частью внедрения стала адаптация команды. Для команды Overhood были проведены обучающие сессии, подготовлены инструкции и сопровождение сотрудников в первые недели работы. Запуск изменений бизнес- процессов был запланирован на период низкой нагрузки, что позволило спокойно настроить систему до начала пикового сезона.

Результаты внедрения

После запуска новой системы управления бизнес- процессами Overhood получил связанную модель управления продажами и проектами. Ручные операции значительно сократились, команда смогла сосредоточиться на работе с клиентами и реализации проектов.

Руководство получило прозрачную картину загрузки команды, статусов проектов и ключевых показателей. Появилась возможность анализировать сроки, эффективность процессов и маржинальность бизнеса.

Система успешно выдержала пиковый сезон, когда количество заказов резко увеличилось.

Позже компания расширила экосистему, подключив Zoho People для управления персоналом. Это позволило структурировать HR-процессы, систематизировать данные о сотрудниках и упростить управление отпусками и рабочим временем. Роль Business Lab В этом проекте Business Lab выступил не только как технический интегратор, но и как архитектор управленческой системы. Мы связали продажи, проекты и операционные процессы в единую цифровую среду управления. В результате команда Overhood смогла перейти от ручного операционного режима к системной модели, способной поддерживать дальнейший рост компании. По мере усложнения бизнеса конкурентным преимуществом становится способность выстраивать устойчивые управленческие архитектуры бизнес-процессов в компании, в которых данные, процессы и аналитика работают как единая система.